Lejemålsadministration
Løsning til plejehjem, kontorhotel og lignende
I Business Central har vi lavet en løsning der gør det muligt at administrere omkostninger på plejehjemmets ca. 100 beboere og automatisk oprette salgsfakturaer ved et klik på en knap.
Løsningen er fuldt integreret til finansmodulet, så al registrering kun skal foretages en gang og bakker og bunker kan bogføres væk på en arbejdsgang, hvor viderefakturering håndteres samtidig med omkostningsregistreringen.
Vi garanterer
Og løsninger der passer
Eksempel: Sådan virker det på et plejehjem
Faktura fra frisøren der kommer og klipper beboerne, registreres både som en regning der skal betales til frisøren og som en omkostning der skal viderefaktureres beboeren.
Købsfakturaen indeholder en linje per beboer, hvor dennes sagsnummer og beløb registreres.
Skal købsfakturaen godkendes af andre, sendes denne til elektronisk godkendelse hos den ansvarlige for afdelingen, hvorefter den bliver klar til bogføring.
Når fakturaen bogføres lægges, omkostningen på beboerens konto og er klar til automatisk at blive taget med på næste måneds faktura.
Omkostningen til kreditoren er klar til at blive overført til banken, (eller kommunens hovedsystem, hvis det er et kommunalt plejehjem) elektronisk.
Omkostningen bliver lagt på skyldig kreditor og mellemregning og udlignes automatisk, når købsfaktura til leverandøren og salgsfaktura til beboeren bliver bogført.
Løbende tilkøb af beboerne fx fra en kioskvogn eller køleskab fra afdelingerne foretages via app hvor købet automatisk bliver lagt ind på beboerkontoen klar til fakturering.
Når salgsfakturaen bliver oprettet, lægges alle faste ydelser og tilkøbte ydelser fra beboerkontoen til salgsfakturaen. Alle 100 fakturaer oprettes med et klik, hvor sagerne automatisk gennemløbes og de ydelser der skal faktureres bliver oprettet på den enkelte faktura. Vi bruger Business Centrals standard projektmodul hertil med få justeringer.
Nogle beboere sørger selv for betaling, mens andre har en værge, hvilket er opsat på den debitor der er tilknyttet den enkelte sag. Fakturaen fremsendes herefter på mail, papir eller til elektronisk opkrævning, hvis beboeren/værgen har tilmeldt den til PBS. Er der her tale om et kommunalt plejehjem sendes fordringen elektronisk til hovedsystemet og udlignes med det samme i Dynamics NAV.
Når betalingen er foretaget af borgeren, indlæses den elektronisk enten som en FIK indbetaling fra banken eller en PBS betaling fra Nets.
Ca. en gang hver uge indlæser den administrative medarbejder elektronisk kontoudtog fra banken i en afstemningskladde i Dynamics NAV, hvor systemet automatisk udligner de ind- og udbetalinger der allerede er foretaget i systemet (posterne bliver grønne), de poster der ikke kan findes, fordi de ikke er registreret endnu, er fejlbogført, eller de ikke stemmer på beløbet, vil stå tilbage med sort skrift og medarbejderen kan overføre dem til finanskladde og kontere og bogføre dem herfra. Når dette er gennemført, står medarbejderen tilbage med en helt grøn kladde, som er tegn på at banken er helt afstemt. Denne afstemning bogføres og systemets bankposter lukkes og der bliver gemt en elektronisk afstemning.
Løsningen medfører høj grad af effektivisering og overblik over de administrative processer og har tidsmæssigt ændret månedsfakturering af beboerne fra at være en opgave der tog 2 dage til at den højst tager 2 timer (hvis man tager sig god tid).
Det har været muligt at implementere løsningen med en minimal grad af tilpasninger da den nye Dynamics NAV 2015 indeholder mange af de muligheder vi har anvendt i sig selv. Ret fantastisk, hvor meget vi kan få ud af standardsystemet i forhold til tidligere.
